Dicas para aumentar a segurança fiscal na sua empresa?
A segurança fiscal e da informação é semelhante à prática da higiene. Hábitos simples e cotidianos são muito eficientes, desde que observados com rigor.
Criar uma política de informática
Muitas empresas usam a tecnologia na base do improviso. Softwares, computadores e outros equipamentos são adquiridos conforme as necessidades surgem. Não há regras claras sobre qual funcionário tem acesso a qual tipo de informação.
O resultado é que o negócio fica vulnerável a vazamentos, inclusive por acidente. Por exemplo, um executivo viaja com um laptop da empresa, cheio de dados contábeis, e perde o equipamento ou é furtado. As informações não estão protegidas por senha e acabam parando em mãos erradas.
Outro fator a ser considerado é a troca de senhas e restrição de acesso aos colaboradores que já não fazem parte da empresa. Atos maldosos e disseminação de informações à concorrência podem acontecer, então é importante se precaver.
A segurança fiscal começa com uma política séria de dados, definindo regras de acesso e senhas. Nem todos os funcionários precisam ter acesso às pastas com arquivos importantes, por exemplo, contratos, notas fiscais, acesso ao certificado digital da empresa e ordens de compra.
Uma medida mais dura, mas muito eficaz, é proibir na empresa o uso de mídias externas. Por exemplo: funcionários não podem inserir pendrives nos computadores do escritório, nem carregar o celular no drive de USB (apenas na tomada).
Armazenar dados em nuvem
Empresas que utilizam da tecnologia levam grande vantagem em relação à concorrência. "Nuvem" significa que as informações estão guardadas em um servidor externo especializado, acessível pela internet. Os e-mails do seu aplicativo de celular e suas fotos no Facebook e Instagram, por exemplo, estão armazenadas "na nuvem".
A nuvem oferece uma solução segura com backup constante de informações do seu negócio. Ao armazenar documentos fiscais e outros dados em nuvem, sua empresa se protege caso ocorra algum dano aos computadores e outras mídias da empresa (como servidores, pendrives, HDs externos, CDs, etc.).
A utilização da nuvem no armazenamento de documentos facilita o acesso de informações e garante que nada seja perdido.
Outra vantagem da nuvem é reduzir as várias versões de um mesmo documento e o envio constante de e-mails com anexos atualizados. Imagine que seu escritório esteja produzindo um documento. A cada alteração, um funcionário envia uma nova cópia por e-mail e assim por diante. Cada e-mail desses pode vazar, inclusive acidentalmente, se alguém copiar um destinatário errado. Já trabalhando na nuvem, todos visualizarão uma única versão do documento, sempre atualizada, e dispensando o uso do e-mail.
Além de usar a nuvem propriamente dita, outra opção é armazenar uma única versão do arquivo em uma pasta na rede da empresa. Na hora de enviar um e-mail, ele contém um link para essa pasta, em vez do arquivo anexo. Além de aumentar a segurança, essa prática impede que a caixa de e-mail fique lotada rapidamente pelo acúmulo de arquivos grandes.
Proteger a empresa contra hackers
Várias ferramentas de segurança contribuem para proteger sua empresa de cibercriminosos — por exemplo, usar sempre a navegação segura do browser de internet, instalar programas antivírus e restringir a instalação de programas por parte dos funcionários sem autorização da equipe de TI. A variável mais importante, contudo, sempre será o comportamento humano.
Muitos hackers não entendem muito de programação. Eles usam apenas a boa e velha 'engenharia social', que consiste em criar iscas para manipular pessoas a revelar informações confidenciais. Uma delas é o phishing. São e-mails fraudulentos, disfarçados, para levar o leitor a clicar em algum link, baixar um programa malicioso ou digitar dados, como uma senha. A melhor proteção que existe contra essa ameaça é a educação dos funcionários, que devem entender como detectar esses e-mails e sentir-se à vontade para verificar com algum setor da empresa antes de executarem o que uma mensagem diz.
Cuidados com Notas Fiscais
A Nota Fiscal eletrônica já é uma obrigação legal há muito tempo. Ela oferece segurança jurídica às vendas da empresa, já que exige um certificado digital (espécie de "firma reconhecida"), e sua emissão é acompanhada de um registro XML diretamente para a autoridade fiscal.
A emissão de NF-e também facilita o cotidiano da sua empresa, por dispensar a emissão de notas em papel. Um bom programa pode ajudar sua empresa a transportar os dados das notas emitidas diretamente para os relatórios fiscais.
Dado a importância do documento, algumas precauções devem ser tomadas, como evitar gerar um DANFe a partir do XML em aplicativos gratuitos e online. É possível que você esteja compartilhando dados da sua empresa, dos seus fornecedores e das transportadoras com algum desconhecido.
Outra dica importante é cuidar para que pessoas mal intencionadas não tenham acesso ao certificado digital da sua empresa e senha. Esse documento é muito importante .
Como um software de gestão contribui para a segurança fiscal?
Um software de gestão contribui e muito para a segurança da fiscal. Uma de suas principais funções é proteger seu negócio de notas frias. Esse tipo de programa captura e armazena as notas emitidas contra o CNPJ da empresa. Isso significa agilidade para contestar ou modificar qualquer informação, protegendo-se de multas e outras penalidades legais. É importante fazer isso antes de qualquer autuação ou inspeção da Receita, quando pode ser tarde demais, mesmo que sua empresa não tenha feito nada de errado.
Softwares de gestão também ajudam na segurança fiscal porque armazenam os arquivos XML em nuvem. Como você já deve saber, é obrigação da empresa guardar esses documentos por cinco anos. E o XML é hoje o único documento juridicamente válido, ou seja, o DANFe impresso não têm valor jurídico.
Finalmente, softwares de gestão trazem vários benefícios para a gestão da empresa. Eles ajudam a administração a ter uma visão mais clara da entrada de receita e dos impostos a pagar. Suas informações podem contribuir para decisões estratégicas, como a escolha do regime tributário mais adequado para pagar legalmente menos impostos.
Segurança fiscal é um assunto muito importante. Envolve a proteção de dados sigilosos e garante que sua empresa estará em dia com suas obrigações.
Fonte:conexaonfe.com.br
